Nguyen tac SMART

Nguyen tac SMART trong nghe thuat quan ly thoi gian hieu qua

1 cuoc song ngay nay voi su doi hoi ngay cang cao trong cong viec bat buoc chung ta phai co ky nang lam viec tot de co the thich nghi duoc voi no, dat duoc ket qua cao trong cong viec cung nhu can bang duoc cuoc song ca nhan va gia dinh. Tuy nhien, voi quy thoi gian bat bien thi khong phai luc nao chung ta cung co the giai quyet hai hoa duoc viec nay. Moi ngay co 24 tieng, mot tuan co 7 ngay, 1 thang co 30 ngay va mot nam qua di chi sau 365 ngay. Vay thi tai sao trong mot chung muc thoi gian nhat dinh, co nguoi chang lam nen tro trong gi trong khi mot so nguoi lam duoc vo khoi viec lon lao to tat? Phai chang ho co mot kha nang sieu pham va quy thoi gian nhieu hon so voi nhung nguoi binh thuong khac?

Quy thoi gian cua moi nguoi la nhu nhau, vi the, cau tra loi khong nam o cho chung ta co bao nhieu thoi gian de lam cac cong viec do nhu the nao cho hieu qua. Da so cac chuyen gia ve quan ly nhan su cho rang de su dung thoi gian cua minh mot cach tot nhat, truoc het, moi ca nhan phai nhan dinh nang luc lam viec cua ban than dua tren phan tich nhung diem manh, diem yeu doi voi cong viec minh dang dam nhiem, tu do ma biet minh mong muon dieu gi trong su nghiep o thoi diem hien tai cung nhu trong tuong lai. Day chinh la cong viec dat cho ban than minh mot muc tieu de huong toi. Lam the nao de xac dinh duoc muc tieu chinh xac? Trong kinh doanh hien dai, nguoi ta thuong de cap den nguyen tac SMART, tuc la muc tieu duoc xay dung dua tren nhung tieu chi sau:

* S-Specific: Cu the, ro rang va de hieu;
* M-Measurable: Do dem duoc;
* A-Achievable: Co the dat duoc bang chinh kha nang cua minh;
* R-Realistic: Thuc te, khong vien vong;
* Time bound; Thoi han de dat duoc muc tieu da vach ra.

Trong do, tieu chi “do dem duoc” gan voi nhung con so cu the. Vi du, muc tieu cua toi la tro thanh nguoi giau ,vay giau the nao? nghia la can phai co con so cu the de do dem duoc. Vi du mot ti hay muoi ti... Hon the nua, chu “M” con mang tinh dong vien (Motivation), dieu nay se luon thoi thuc, tao ra niem mong muon chay bong de tap trung moi hoat dong nham huong toi muc tieu no luc phan dau de dat duoc.

Cung doi khi nguoi ta nham lan giua chu “A” va chu “R”. Tuy nhien, dieu “co the thuc hien duoc” khong dong nhat voi “thuc te”. Mot nguoi duoc moi ve lam giam doc tai chinh ngan hang thuong mai co phan, bang cap chuyen mon va kinh nghiem dieu hanh deu sieu hang (A) ma khong co “Chan” trong hoi dong quan tri (R) thi khong the co co hoi tro thanh tong giam doc cua ngan hang do duoc. Tu vi du nay co the hieu, neu co day du dieu kien thuoc tieu chi A ma thieu di tieu chi R thi khong the dat duoc muc tieu. Dieu nay con dung hon trong doi song chinh tri.

Buoc tiep theo sau khi xac dinh duoc Muc tieu SMART la hay viet muc tieu do ra giay, dat tren ban lam viec hay bat cu cho nao ma ban co the nhin thay hang ngay. Cach nay giup ban luon nghi den no va thuc day ban hanh dong huong toi muc tieu de ra.

Sau do, hay lap ke hoach chi tiet de thuc hien. Nhu vay, ban se tinh duoc moi tuan, moi thang, moi nam ban se phai kiem duoc bao nhieu va roi len ke hoach cu the de dat muc tieu do, moi nam phai tiet kiem may chuc trieu, khi nao mua dat,cat nha. Trong khi lap ke hoach, can thiet phai chia nho muc tieu ra de biet con duong ban di bao xa, ban da di duoc chung nao (dat duoc bao nhieu % ke hoach) va tiep tuc bao lau nua de ve dich. Dieu nay cung giong nhu tam quan trong cua nhung cot cay so khi di tren duong vay. Khi do ban se biet hom nay, ngay mai roi thang nay va nam nay phai lam gi. Tot nhat, nen viet so do phan tich cong viec hang ngay de biet viec gi can lam truoc, viec gi lam sau, viec gi la quan trong (important) va viec gi gap, can lam ngay (urgent). Tam ly chung cua chung ta la viec gi de va thich thi lam truoc, viec kho va khong thich thi de lai lam sau.. That te hai la viec kho cang de lau, cang kho thuc hien va doi khi viec gap lai khong he quan trong. Hay lien tuong toi cau chuyen ve chiec binh va nhung vien soi, neu ngay tu dau ban cho vao chiec binh day cat thi se khong co cach nao de xep nhung vien da hoac soi vao do nua nhung khi ban xep lan luot da-soi-cat, ban con chua duoc ca nuoc cung trong mot chiec binh. Van de quan trong khong phai chiec binh chua duoc bao nhieu thu ma quan trong la ban phai biet phan biet duoc cong viec nao la kho “da hoc” va dau la nhung vien soi hay cat trong cuoc doi, biet cach quan ly thoi gian hieu qua de can bang cuoc song.

2 Cach quan ly thoi gian hieu qua thuong duoc nhin nhan tu 2 khia canh, nguoi quan ly va nhan vien. Tai sao nguoi chu doanh nghiep luon cam thay thieu thoi gian va qua tai ve cong viec? Thuong thi muc do qua tai cong viec cua nguoi quan ly tuy thuoc vao qua trinh hinh thanh, quy mo doanh nghiep, nganh nghe kinh doanh. Tuy nhien, tam ly chung cua nguoi lanh dao la luon khong het viec. Nhung nguoi tham cong tiec viec, lam viec den 18 tieng mot ngay ho van cam thay chua du, doi khi ho ao uoc “phai chi 1 ngay co 25 tieng, 1 tuan co 8 ngay va 1 nam co 266 ngay...” va ho luon pham phai mot toi la “lay cap thoi gian cua gia dinh”.

Vay co phuong phap nao de can bang thoi gian cho cong viec, nghi ngoi giai tri va cho gia dinh? Voi mot doanh nghiep moi ra doi thi hoan toan co the chap nhan duoc voi su qua tai ve cong viec va luon phai lam them rat nhieu tieng trong mot ngay doi voi nguoi lanh dao. Nhung tinh trang do khong the keo dai mai, mau chot dau tien la nguoi chu doanh nghiep phai biet cach xay dung he thong, qui trinh lam viec, tiep theo la xay dung ngay doi ngu ke can. Tiep den la phan quyen cho nhan vien thi doi hoi phai that ro rang cu the, phai dat niem tin vao nguoi duoc giao viec va hay lui lai phia sau de nhan vien co su chu dong trong giai quyet cong viec. Neu cac cap quan ly ben duoi giai quyet cac su vu tot thi nguoi lanh dao se yen tam lam nhung viec “kho” dung vai tro cua minh. Vi the, dieu quyet dinh hieu qua quan ly thoi gian cua nguoi lanh dao chinh la hieu qua lam viec cua doi ngu nhan vien.

O khia canh nhan vien, de thoi gian lam viec dat hieu qua cao nhat, nhan vien phai xac dinh duoc muc tieu cua minh, biet long ghep muc tieu ca nhan voi muc tieu cua doanh nghiep de len ke hoach cong viec cua ban than. Nguoi quan ly nen huong dan nhan vien xay dung mot muc tieu Smart, sau do cung thong nhat nhau ve muc tieu do. Khi da co duoc su dong thuan giua nhan vien va cap quan ly thi viec con lai chi la len ke hoach cu the de dat muc tieu de ra. Viec phan biet cai Important va cai Urgent doi voi nhan vien khong quan trong nhu voi nguoi quan ly vi cong viec cua nhan vien thuong theo chuyen mon cu the va it nhung van de phat sinh. Thay vao do, tinh ky luat ve thoi gian voi ban than la thu cuc ky quan trong. Vi vay, khi da thong nhat ve muc tieu giua cap quan ly va nhan vien do se co dong luc lam viec va ho se tan dung toi da thoi gian lam viec de dat muc tieu.